Dient het kantoor de mens of de mens het kantoor?

Dient het kantoor de mens of de mens het kantoor?

Een kantoor is een plek waar mensen werken. Zij zijn de voornaamste gebruikers. Soms lijkt dit voor de hand liggende feit echter te worden overgeslagen bij het inrichten van een kantooromgeving.
Bedrijven die het gemak en comfort van de gebruiker vergeten bij het ontwerp van het kantoor kunnen een aanzienlijk verlies lijden; het verlies van mensen.

Het veilige gevoel van een vertrouwde omgeving

Mensen hebben van nature een afkeer voor verandering. Vooral omdat we vrezen voor het verlies van het gevoel van de veiligheid die een vertrouwde (werk)omgeving biedt.
Op het moment dat een kantoor opnieuw wordt ingericht of de herindeling van een bestaande ruimte aan de orde is, moeten ook bedrijven om zien te gaan met de terughoudendheid van werknemers.
De beste manier om een verandering zo soepel mogelijk door te voeren, is door werknemers bij het proces te betrekken en hen medeverantwoordelijk te maken voor het project.

Effectief veranderen? Schakel je medewerkers in!

Volgens de mensgerichte ontwerpaanpak is de gebruiker het middelpunt van alle aandacht. Het zijn namelijk hun behoeften en verwachtingen die het meest tellen. Dit houdt in dat je kiest voor een creatieve benadering om de beste oplossingen te vinden. Oplossingen die zo veel mogelijk worden afgestemd op de echte behoeften van de gebruikers.
Medewerkers kunnen op diverse manieren betrokken worden bij de (her)inrichting van een kantoorruimte. Vaak stellen bedrijven projectteams samen, bestaande uit vertegenwoordigers van alle disciplines binnen een bedrijf, om de nieuwe kantoorindeling en -samenstelling te bespreken.

Effectief veranderen? Schakel je medewerkers in!

‘Ambassadeurs van de verandering’

Ook kun je ervoor kiezen een aantal medewerkers aan te wijzen die de rol van ‘ambassadeur van verandering’ op zich nemen. Zij nemen het voortouw door verandering als iets positiefs te zien en vormen de schakel tussen de ‘gewone’ werknemers en het management dat de uiteindelijke beslissingen over het project neemt.
Wil je echt op de betrokkenheid van je medewerkers kunnen bouwen? Organiseer dan bijvoorbeeld een ontwerpwedstrijd en daag hen uit namen te verzinnen voor de nieuwe vergaderruimtes of een ontwerpthema voor een bepaalde kantoorvleugel te bedenken.
Het uitdagen van je werknemers kan leiden tot de meest opvallende eindresultaten; een kantine in ‘Amerikaanse stijl’, een vergaderkamer met sprekend fotobehang of een ruimte voor ontspanning, vol planten en verborgen hangmatten.

Eigenaarschap vermindert ongemakken en stress

Eigenaarschap vermindert ongemakken en stress

De interne communicatie naar werknemers is eveneens belangrijk. Mensen zijn van nature bang voor het onbekende. Het is dus aan te raden eventuele twijfels weg te nemen, voordat je veranderingen doorvoert in hun vertrouwde werkomgeving.
Door hen systematisch op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen en de verschillende fases van een project en hen vanaf de eerste schetsen bij het ‘veranderproject’ te betrekken, geef je medewerkers eigenaarschap over het project en de plannen. Dit draagt bij aan het verminderen van het ongemak en de stress, die gepaard gaan met verandering.

Het kantoor is van groot belang

Het kantoor is van groot belang

Tegenwoordig zijn mensen zich steeds meer bewust van hoe de ideale kantoorruimte eruit zou moeten zien. Tegelijkertijd worden werkgevers geconfronteerd met steeds hogere verwachtingen ten aanzien van de werkplekken die zij medewerkers bieden. En dan hebben we het niet alleen over verwachtingen vanuit esthetisch oogpunt.
Werken onder de juiste omstandigheden wordt door de mens vaak bestempeld als een zeer positief aspect van hun job. Voldoende faciliteiten om te communiceren en de mogelijkheid om in alle rust ongestoord te werken leveren bewezen positieve effecten op.
Een doordacht kantoorontwerp verhoogt onder meer het welzijn op kantoor en leidt tot meer motivatie en meer bereidheid om te werken.

Bovendien helpt een goede kantoorindeling bij het bedenken van nieuwe ideeën en wordt het uitvoeren van dagelijkse taken beter ondersteund.

Investeren in het kantoor is investeren in mensen

Al met al kunnen we dus gerust stellen dat je het kantoor als een waardevolle investering moet beschouwen. Een investering die loont. Immers, jouw medewerkers vormen het grootste kapitaal van jouw bedrijf en bepalen het succes van de organisatie. Een gebruikersvriendelijk en goed ontworpen kantoor, waarin de focus ligt op de behoeften van de mensen die hier dagelijks gebruik van maken, kan uitgroeien tot een concurrentievoordeel en het gehele bedrijf helpen efficiënt te functioneren.

Aanmelden nieuwsbrief