Alles over inspiratie

Alles over inspiratie

Een kantoor inrichten doe je samen met jouw mensen

Een kantoor inrichten doe je samen met jouw mensen

De koffiemachine is gevuld met verse bonen, de printer aangesloten en alle werknemers hebben een eigen plek om te zitten. Voor veel bedrijven is dit het moment waarop de kantoorverhuizing is afgerond.
Een nieuw kantoor inrichten is naast een enorme logistieke operatie en een grote investering op financieel en organisatorisch gebied ook een tijdrovende onderneming. Het kostte de nodige planning, inzet en moeite, maar de verhuizing heeft geen invloed gehad op de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf.
Nu kunnen jij en je werknemers eindelijk genieten van de nieuwe kantooromgeving. De verhuizing is dan wel een groot succes, maar dat betekent niet dat daarmee het project beëindigd is. Sterker nog: de échte uitdaging begint nu pas.

Mooi op papier, maar werkt het ook in de praktijk?

Nadat het verhuisproject succesvol is afgerond en alle apparatuur en kantoormeubelen op hun plek staan, is het belangrijk om de nieuwe inrichting goed tegen het licht te houden. Ondersteunt het nieuwe kantoor alle processen die continu plaatsvinden binnen de organisatie? Zijn de doelen die je voorafgaand aan het project gesteld hebt behaald?
Neem bijvoorbeeld communicatie tussen verschillende afdelingen van het bedrijf. Is deze, ondanks het ruimere kantoor, nog steeds goed en waar mogelijk verbeterd? Voelen medewerkers zich op hun plek in de nieuwe werkomgeving? Om er zeker van te zijn dat je na het kantoor inrichten al deze vragen positief kunt beantwoorden, is het belangrijk de verhuizing grondig te evalueren.

Evalueren is leren: houd jouw bedrijf op koers

Evalueren is leren: houd jouw bedrijf op koers

Karol Olejniczak, hoogleraar sociale wetenschappen, schrijft in zijn boek ‘Mechanismen om te profiteren van evaluatie’ dat evaluatie als duidelijk
doel heeft de kwaliteit en waarde van het bestudeerde fenomeen te beoordelen en rapporteren.
Bedrijven die zich richten op het bereiken van bedrijfsdoelen moeten beslissingen nemen, de effectiviteit hiervan evalueren en mogelijk dagelijks de gekozen koers wijzigen of bijsturen. Alleen zo zijn zij in staat de hoogst mogelijke winst te behalen.
Deze manier van werken en evalueren past ook bij een kantoor inrichten en het vinden van de optimale werksetting. Juist het kantoor heeft een grote invloed op hoe een organisatie functioneert en is van cruciaal belang voor de ontwikkeling en vooruitgang van een bedrijf.

Een kantoor inrichten: wat wil je bereiken?

Vaak zijn externe factoren de belangrijkste beweegreden voor een kantoorverhuizing. Een gebrek aan ruimte doordat een succesvol bedrijf uit z’n jasje is gegroeid of een huurcontract dat (bewust) niet verlengd wordt.
De toegevoegde waarde van een nieuw kantoor en de doelen van een verhuisproject zijn in dit geval dus bijvoorbeeld de mogelijkheid om nieuwe mensen aan te nemen of de keuze voor een mooier kantoor op een betere locatie. Een nieuw kantoor inrichten en ontwerpen is in de eerste plaats een poging om functioneel antwoord te geven op de basisbehoeften van een bedrijf. Of kun je nog meer bereiken?

Een kantoor inrichten: wat wil je bereiken? .

Beantwoord de behoeften van de organisatie

Op het moment dat het verhuisproject ter sprake komt, is het verstandig om direct de bedrijfsambities en -doelen rond de kantoorverhuizing in kaart te brengen. Wat wil je bereiken en in welke behoeften moet het nieuwe kantoor voorzien?
Om hier een antwoord op te vinden, moet je jezelf drie vragen stellen. Hoe werkt het huidige kantoor? Hoe verloopt de communicatie tussen de verschillende afdelingen? Is het huidige kantoor comfortabel?
Mogelijk hebben jouw medewerkers al eens problemen gemeld, maar heb je simpelweg nooit de tijd - of ruimte - gevonden om deze te verhelpen. Bij een nieuw kantoor inrichten draait het echt niet alleen om het ontwerpen en aankleden van een modern designkantoor in trendy kleuren. De verhuizing is in de eerste plaats het ideale moment om een passend antwoord te geven op de basisbehoeften van een bedrijf en haar werknemers.

Kijken met nieuwe ogen biedt nieuwe inzichten

Kijken met nieuwe ogen biedt nieuwe inzichten

Behoeften zijn vaak tegenstrijdig. Verschillende afdelingen binnen een bedrijf hebben, als gevolg van de manier van werken, elk zo hun eigen wensenlijstjes en prioriteiten. Daarnaast hebben individuele werknemers ook vaak een duidelijk beeld van hoe de ideale werksituatie er volgens hen uit hoort te zien.
Een nieuw kantoor kan een allesomvattend antwoord bieden op al deze eisen en wensen, maar alleen als het ontwerp en de inrichting kloppen. De eerste stap voor een kantoor inrichten moet gebaseerd zijn op hetgeen je verwacht van de nieuwe werkomgeving en wat deze plek jouw organisatie kan bieden en opleveren.
Het beantwoorden van deze vragen is een stuk eenvoudiger wanneer je hiervoor iemand van buitenaf een frisse blik laat werpen op jouw bedrijf, de werkzaamheden en de mensen die er werken.

Werkplekonderzoek: een grondige evaluatie

Werkplekonderzoek: een grondige evaluatie

Bij het ontwerpen van een nieuw kantoor is het verstandig om een werkplekstrategie samen te stellen.
Met dit onderzoek ontwikkel je een strategie op basis van de resultaten van een werkplekonderzoek en analyses door gespecialiseerde externe interieur- en werkplekadviseurs.
Hierdoor weet je zeker dat het toekomstige kantoor oplossingen biedt die zijn afgestemd op de individuele behoeften binnen een organisatie.
Oplossingen die bovendien de werkefficiëntie en het werkcomfort verbeteren en vergroten. Elke belangrijke bedrijfsactiviteit moet grondig geëvalueerd worden en een kantoor inrichten is daar absoluut geen uitzondering op.

Het hoe en waarom van een kantoorverhuizing

De voortgang van een evaluatieproces hangt af van de doelen van het kantoorproject. Op basis van onze evaluatie kunnen we een aantal aspecten en uitgangspunten testen, bijvoorbeeld of de gestelde doelen behaald zijn, of gebruikers zich thuis voelen in de nieuwe omgeving en hoe het kantoor hen ondersteunt bij de te verrichten werkzaamheden en taken.
Ook nemen we de gehele kantoorverhuizing onder de loep, zodat je altijd terug kunt vallen op een complete blauwdruk voor een kantoor inrichten.
Hoe is het project verlopen? Wat kon beter? En waar moet je de volgende keer op letten bij een verhuizing? De antwoorden helpen jou en jouw bedrijf aan waardevolle informatie voor de toekomst.

Het hoe en waarom van een kantoorverhuizing

Doe nieuwe en waardevolle inzichten op

Afhankelijk van jouw doelstellingen wordt de evaluatie uitgevoerd met behulp van kwalitatieve en/of kwantitatieve onderzoeksmethoden, bestaande uit een werkplekonderzoek, werkplekobservatie, interviews en een statistische analyse van beschikbare gegevens.
Kies je ervoor het werkplekonderzoek uit te voeren vóór de start van het project, dan kunnen we binnen de evaluatie ook een vergelijking van de resultaten voor en na de verhuizing opnemen.
Het evalueren van het verhuisproject levert in veel gevallen nieuwe inzichten op. Een oplossing kan er op papier nog zo mooi uitzien, als blijkt dat iets in de praktijk niet werkt heb je er niets aan. Vaak is een kleine aanpassing bij een kantoor inrichten al voldoende om het gebruiksgemak en het werkplezier aanzienlijk te vergroten.

Wie oprechte interesse zaait, oogst betrokkenheid

Je oor te luister leggen - of laten leggen - bij je werknemers voor en na een kantoorverhuizing is in meerdere opzichten een uitstekend idee. Door te vragen of zij blij zijn met de voorgestelde veranderingen en de inrichting van het nieuwe kantoor toon je betrokkenheid en laat je als werkgever een positieve indruk achter op de mensen die dag in, dag uit werken aan het succes van jouw bedrijf.
Maar, weet wel: het tonen van oprechte interesse in jouw werknemers heeft alleen nut als je hen daadwerkelijk betrekt bij het kantoor inrichten. Dit toont aan dat je bereid bent om te luisteren naar jouw mensen en alles uit de kast haalt om aan hun wensen te voldoen.

Aanmelden nieuwsbrief