Het kantoor als wapen in de stijd

Het kantoor als wapen in de strijd

Tegenwoordig wordt steeds vaker naar het kantoor gewezen als belangrijk wapen in de strijd om talent. De royale voordelen die veel moderne sectoren bieden zijn gemeengoed geworden. Als deze niet tot jouw kantooromgeving behoren, reageren kandidaten oprecht verrast. Toch wordt er nog te weinig gesproken over zaken die medewerkers dagelijks gebruiken en óók als motiverend voordeel ingezet kunnen worden. Ja, deze voorwerpen bevinden zich ín het kantoor. Maar dit betekent niet dat je jouw kantoor om moet toveren tot een Google-pretpark.

Anna Dziadkowiec, werkplekonderzoek en -analyseconsulent

In het bestaan van een bedrijf heeft het kantoor verschillende functies. Het is niet alleen een fysieke omgeving met bureaus van medewerkers, directieruimtes en de benodigde infrastructuur, het is ook een plek waar verschillende meetings plaatsvinden, informatie en gedachtes gedeeld worden, een ruimte om aan de toekomst te werken en bovenal de plek waar intense geestelijke arbeid verricht wordt. Laatstgenoemde lijkt de belangrijkste functie van een kantoor te moeten zijn, maar is dat ook wel echt zo?

… in de strijd om talent

Net als de industriële revolutie een tijdperk revolutioneerde door andere productiemethodes en een nieuwe benadering van werk en werknemers, drukt de uitgebreide en vooral snelle ontwikkeling van technologie in de tweede helft van de twintigste eeuw nadrukkelijk zijn stempel op het dagelijks leven. Veranderingen zijn zichtbaar en tastbaar op élk denkbaar vlak. Sociologen stellen zelfs dat een nieuwe samenleving is ontstaan. Een informatiemaatschappij die haar bestaan te danken heeft aan de transformatie en productie van informatie, in de breedste zin van het woord.

Kennis is de inhoud én het onderwerp geworden van handelsovereenkomsten en uitgegroeid tot één van de belangrijkste pijlers van moderne staatseconomieën. Het wel of niet beschikken over specifieke informatie is inmiddels een rijkdom an sich. Bovendien plant een stukje informatie zichzelf automatisch voort en legt het dankzij de moderne technologie in een mum van tijd duizenden kilometers af. Dit alles is mogelijk dankzij de ontwikkeling van computers en online netwerken, waarop de moderne industrie grotendeels is gebaseerd.

Daarom wees schrijver P. Drucker in zijn boek ‘The Landmarks of Tomorrow’ (‘De Monumenten van Morgen’) al in de jaren zestig op het ontstaan van een nieuwe groep werknemers, genaamd kenniswerkers. Aanvankelijk refereerde de term vooral aan ‘hoogopgeleide mensen met meerdere universitaire diploma’s, die niet alleen over de ‘zachte’ vaardigheden beschikken, maar ook over de technische kennis die hen in staat stelt de praktische werking van een nieuwe oplossing of een nieuw product in een zeer vroeg stadium te beoordelen1’.

Echter, door de ontwikkeling van de industrie en de opkomst van nieuwe beroepen breidde deze groep zich meer en meer uit, met als gevolg dat kenniswerkers minder exclusief werden. Tegenwoordig zijn vrijwel alle kantoormedewerkers kenniswerkers, die kennis opslaan, verwerken of delen², afhankelijk van de sector waarin zij werkzaam zijn en hun positie binnen een bedrijf. Het natuurlijke werkritme van deze medewerkers bestaat uit een balans tussen individuele werkzaamheden en teamwork en stille en luidruchtige werkzaamheden.

Helaas verandert dat evenwicht soms in een onophoudelijke strijd met zichzelf en anderen. Dit vermindert uiteraard de werkeffectiviteit en heeft een reële impact op de uiteindelijke kwaliteit van uitgevoerde werkzaamheden. Daarom moet een werkplek medewerkers voorzien in de juiste ruimtelijke oplossingen, die hen ondersteunen bij het goed uitvoeren van werkzaamheden. Het bureau als vaste werkplek op de afdeling is niet langer de beste oplossing voor dit probleem.

in de strijd om de rust

... in de strijd om de rust

Dus hoe kan het nu dat onze kantoren, ondanks de revolutionaire veranderingen in het sociale, economische en culturele leven, nog steeds veel weg hebben van de kantooromgeving, zoals we deze kennen uit het vroege begin van de twintigste eeuw? Ruimtes die niet veel verschillen van de enorme fabrieksvloeren, vol met mensen die aan de lopende band werken. Iedereen heeft waarschijnlijk - meer dan eens - de negatieve gevolgen van werkzaamheden of collega’s op de effectiviteit van een werkdag ervaren. Hoewel we allemaal niet zonder een plek in een team en in de samenleving kunnen, is jezelf isoleren soms de beste manier om taken af te ronden.

Velen komen in de ochtend extra vroeg naar kantoor om maar zoveel mogelijk werk te kunnen verrichten, voordat collega’s de rust verstoren; of blijven juist langer zitten omdat na kantooruren het ideale moment is om in alle rust door te werken; of houden de gehele werkdag een koptelefoon op om in een druk kantoor de illusie van stilte te creëren. Maar is dit nu echt waar effectief werken om draait?

Zoals aangetoond in een onderzoek onder een aantal verschillende bedrijven:
74% van de ondervraagden geeft aan dat de mogelijkheid toegang te hebben tot een stille, rustige werkplek voor hen belangrijk is op kantoor.
(Nowy Styl Group baseert deze gegevens op de analyse van de antwoorden van 874 medewerkers van verschillende bedrijven (2017))

Deze wens komt vooral voort uit de specifieke aard van de dagelijkse werkzaamheden, maar wordt ook ingegeven door één van de grootste problemen op kantoor: geluid (lees meer over dit onderwerp in het artikel "How to create an office?" van de Nowy Styl Group). Veel kantoren kennen een typische open lay-out, een grote ruimte die de saamhorigheid binnen het bedrijf ondersteunt. Zo’n gehorige, grote, open werkvloer heeft echter vele nadelen, die dagelijks onderdeel zijn van de problemen die medewerkers ervaren. Maar wat als de mogelijk er zou zijn om een gezond, prettig kantoorleven te combineren met de behoefte om geconcentreerd en in alle rust te kunnen werken, weg van collega’s?

De perfecte oplossing hiervoor ligt in een goede indeling van het kantoor. Een indeling die medewerkers intuïtief dagelijkse werkzaamheden leert verrichten op de daarvoor bestemde plek. Het scheiden van luidruchtige en stille zones, concentratiewerkplekken en communicatieruimtes en ontspanningsplekken en werkplekken waar intensief gewerkt wordt; het klinkt misschien ingewikkeld, maar het gaat puur om het inrichten van specifieke ruimtes binnen het kantoor voor verschillende activiteiten en werkzaamheden. Eigenlijk net als thuis!

... in de strijd om efficiëntie

Omwille van efficiëntie is het een goed idee om werknemers vier verschillende werkzones te bieden waar ze hun taken in alle rust kunnen uitvoeren, zonder hun collega's te storen. Het is erg belangrijk dat, wanneer de werkgever werknemers verplicht om bepaalde taken uit te voeren, dat de werkgever hen passende hulpmiddelen biedt. Een goed ontworpen kantoor, dat overeenkomt met de specifieke aard van het werk dat door verschillende afdelingen wordt uitgevoerd, kan een van deze hulpmiddelen zijn. Het creëren van een stille, gesloten en geïsoleerde concentratie ruimte die mensen in staat zal stellen om af te sluiten van de gebruikelijke drukte op kantoor, zal zeker de efficiëntie van het werk verbeteren.

in de strijd om efficiëntie

Zowel een werknemer die zich richt op een moeilijke taak als iemand die gedurende vele uren telefonisch onderhandelt, hebben een geschikte ruimte nodig waar ze ongestoord kunnen werken zonder afleiding van buitenaf. Hoewel deze activiteiten zeer verschillend zijn van elkaar, vereisen ze maximale aandacht van degenen die ze uitvoeren. We raden daarom aan om telefooncellen, concentratieruimten en stiltekamers in kantoren te installeren, om ervoor te zorgen dat iedereen een geschikte werkruimte voor zichzelf kan vinden, afhankelijk van hun behoeften.

Het is ook een goed idee om de "standaard" dagelijkse kantoorzones goed te ontwerpen, dat wil zeggen de ruimtes met werkplekken. Een goed ontworpen administratiegebied dat is toegesneden op de uitgevoerde taken, waar medewerkers het grootste deel van hun tijd doorbrengen, kan bijdragen aan meer werkplezier. En het zal zeker de dagelijkse taken vergemakkelijken. De verscheidenheid aan meubels en akoestische oplossingen zal zeker de meest veeleisende mensen helpen.

Natuurlijk, het kantoor van een medewerker van de 21e eeuw gaat niet alleen over een bureau en een telefooncel. Als u een werkplek regelt, moet u rekening houden met de vier aspecten en ze afstemmen op de behoeften van het bedrijf en de werknemers, omdat zij het beste weten wat ze nodig hebben in hun dagelijkse werk. En het kantoor hoeft niet per se erg duur te zijn, boordevol rijk design en technologie. Idealiter moet het intuïtief en functioneel zijn voor werknemers, omdat zij de belangrijkste gebruikers zijn van een kantoor. Dit is het recept voor het perfecte kantoor!

Voor meer inspiratie kunt u onze artikelen lezen of contact met ons opnemen!

[1] Grudzewski, W.M. Hejduk, I. (2000). Zarządzanie technologiczne wyzwaniem XXI wieku. Przegląd Organizacji 2000, nr 11, s. 7.
[2] Tamże.

Aanmelden nieuwsbrief