Innovatief werken in je eigen ideeënfabriek

Innovatief werken in je eigen ideeënfabriek

‘Als je wilt innoveren, heb je interactie nodig. Als je wilt produceren, dan wil je dat jouw mensen vanuit huis werken’. Deze bekende uitspraak verwoordt het gedachtegoed van John Sullivan, professor strategisch management aan de Universiteit van San Francisco.
De professor toont zich een groot voorstander van het besluit van Yahoo! om werknemers niet langer thuis - of op locatie - te laten werken. Het doel van de beslissing om iedereen te ‘verplichten’ op kantoor te werken: de innovatieve aanpak van het bedrijf vergroten.
Welke rol vervult de kantoorruimte bij het creëren van innovatie? Heel simpel: een hoofdrol. Wil je innoveren en innovatief werken promoten binnen jouw organisatie? Zorg er dan voor dat je werkomgeving hier alle mogelijkheden voor biedt.

Innovatie d.m.v. faciliteren, verbeteren en veranderen

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg

Voor hedendaagse bedrijven is innovatie een zeer waardevolle en bijna onmisbare toevoeging aan het dagelijkse reilen en zeilen.
Innovatie betekent immers vooruitgang en vooruitgang helpt een bedrijf de concurrentie voor te blijven. Peter Drucker [1] zei al eens: ‘Het bedrijf dat niet innoveert blijft onvermijdelijk achter en krimpt’.
Het rappe ontwikkelingstempo dwingt bedrijven zich te concentreren op het blijvend verhogen van kwaliteit en het meegaan met de zogeheten moderne tijd. En dat is precies waarom de rol van innovatie binnen de moderne economie een belangrijk aspect is geworden.
Maar, innovatie moet niet als iets groots of zelfs ontoegankelijk worden beschouwd.
In brede zin is innovatief werken niets meer dan het faciliteren, verbeteren en veranderen van de dagelijkse gang van zaken op allerlei gebieden die verband houden met de wijze waarop een bedrijf functioneert.

‘Als jij een idee hebt en als ik een idee heb…’

De vraag die we hierbij moeten stellen is: ‘Hoe kunnen we binnen een bedrijf innovatief werken en met welke factoren moeten we rekening houden?’.
De Ierse schrijver en theatermaker George Bernard Shaw zei ooit: “Als jij en ik allebei een appel hebben en we deze appels ruilen, dan hebben jij en ik nog steeds één appel. Maar als jij een idee hebt en ik een idee heb en we vertellen elkaar hierover, dan hebben we allebei twee ideeën.”
Interactie tussen collega’s is zóveel waardevoller dan men in het verleden dacht. Samenwerken, dat eerder alleen bestond uit geplande vergaderingen in vergaderruimtes, is tot 70% gebaseerd op interacties in de kantoorruimte [2].

Als jij een idee hebt en als ik een idee heb...

Innovatie door interactie; opeens heb je het!

Spontaan overleg, oftewel directe en incidentele contactmomenten tussen collega’s, is met name waardevol.
Dit soort ‘vergaderingen’ vinden plaats tijdens het drinken van een kop koffie, tijdens de lunch in de keuken, wanneer medewerkers naar het toilet of een vergadering gaan, op de overloop; juist deze informele, ongeplande en korte gesprekken geven medewerkers de kans ideeën met elkaar uit te wisselen en meningen
te delen. Deze contactmomenten vergroten de efficiëntie van werknemers, óók helpen deze gesprekjes bij het vinden van nieuwe invalshoeken en creatieve oplossingen.
De mogelijkheid om deel te nemen aan een discussie, een mening te geven over het project van een collega of advies van een collega die zich normaal gesproken op een ander vakgebied richt; al deze situaties waarin werknemers ideeën delen en elkaar inspireren, zijn gunstig voor hen én het werkklimaat en feitelijk het meest treffende voorbeeld van innovatief werken.

Innovatief werken

Innovatief werken: een discussie is goud waard

Betekent innovatie ook echt de uitwisseling van ideeën? Absoluut. Interdisciplinaire samenwerking, het proces van het gezamenlijk creëren van nieuwe ideeën en botsende standpunten zijn zaken die innovatie in een bedrijf bevorderen.
Nigel Oseland [3], wetenschapper, medeoprichter van WCO (Workplace Consulting Organisation) en een prominent specialist op het gebied van werkplekken, analyseerde de invloed die interacties hebben binnen het proces van het creëren van innovatie en het stimuleren van innovatief werken.
Volgens Oseland zijn interacties essentieel. Door samenwerking, kennisuitwisseling, reflecties en inzichten van medewerkers te combineren kunnen we met nieuwe ideeën op de proppen komen, die veel verder gaan dan de bestaande kennis.

Interactie en vrijheid

Innovatie in een bedrijf: interactie en vrijheid

Een interne bedrijfscultuur die interacties uitlokt bij het proces van het genereren van ideeën is een absolute vereiste voor innovatie in een bedrijf.
Een ander belangrijk aspect is ook de plek waar deze nieuwe ideeën ontstaan. Uit analyses van de huidige manier van werken blijkt dat werknemers 45% van de werkdag doorbrengen aan hun bureau. Dit betekent automatisch dat mensen mobieler worden en meer dan de helft van hun dag op verschillende plekken binnen het kantoor of zelfs buiten het kantoor verblijven. En dat is goed voor innovatief werken.
Onderzoek wijst namelijk uit dat de meeste ideeën niet achter het bureau, maar juist op andere plekken ontstaan. Liefst 79% van de nieuwe inzichten is het gevolg van een interactie tussen medewerkers in het kantoor.
Om er zeker van te zijn dat deze gesprekken effectief zijn, is het de moeite waard om na te denken over verschillende ruimtes binnen het kantoor.
Ruimtes die het delen van ideeën en het geven van meningen faciliteren, aangezien de standaard vergaderruimte tegenwoordig niet langer voldoet.

Niets is zo divers als onderling communiceren

Om een goed beeld te krijgen van de beste indeling en onderverdeling van kantoorzones, analyseerden we tijdens het ontwikkelingsproces de werkstijlen van onze klanten en organiseerden we interdisciplinaire workshops.
Daarbij concentreerden we ons op alle activiteiten die medewerkers ondernemen in de kantoorruimte.
Eén belangrijke conclusie staat als een paal boven water: het communicatieproces op kantoor is divers en is gebaseerd op verschillende vormen van interactie. Precies dáárom is de behoefte met betrekking tot de indeling van kantoorruimtes zo enorm gevarieerd.
Informele ontmoetingsruimtes, plekken om staand om advies te vragen, ruimtes waarin kleine teams aan een project kunnen werken, diverse typen afgesloten kamers en comfortabele zitmeubelen, zoals poefen, fauteuils en sofa’s. Het zijn slechts enkele voorbeelden van de oplossingen, die we kunnen gebruiken om binnen de kantooromgeving de onderlinge communicatie tussen collega’s en innovatief werken te verbeteren.

Diverse oplossingen binnen de kantooromgeving

Hoe fysieke factoren het sociale aspect versterken

Waar moet je rekening mee houden bij het creëren van effectieve ontmoetingsplekken en het versterken van innovatief werken? Twee onderzoekers - Fayard en Weeks [4] - stellen dat de manier waarop mensen zich tijdens een ontmoeting gedragen niet alleen beïnvloed wordt door sociale factoren, óók fysieke factoren die verband houden met de ruimte waarin het gesprek plaatsvindt spelen een belangrijke rol. De onderzoekers stelden een duidelijke omschrijving op van een reeks kenmerken, die informele contacten mogelijk maken en versterken. De betreffende ruimtes moeten zich in de buurt van de werkplekken bevinden en mensen op ongedwongen wijze dichter bij elkaar brengen. De ruimtes moeten beschikbaar en functioneel zijn en ingericht zijn met de juiste apparatuur. Ook moet privacy geboden worden en is het van belang dat de werkgever mensen aanmoedigt gebruik te maken van deze specifieke plekken.

Een goede inrichting is de beste aanmoediging

Het hedendaagse kantoor is vooral een plek waar vergaderingen plaatsvinden. Een goede analyse van de manier van werken binnen een bedrijf, de aard van de verschillende vergaderingen die gehouden worden en de manier waarop medewerkers hun taken uitvoeren, draagt bij aan het vinden van de juiste inrichting en invulling van deze ruimtes. Het huidige tempo van technologische ontwikkelingen stelt ons in staat óveral te werken. Toch komen we nog steeds naar het kantoor om onze collega’s te spreken en samen te werken. Juist daarom is een goede indeling van de kantoorruimte zo belangrijk. Moedig medewerkers aan effectiever van gedachten te wisselen, laat hun aanwezigheid nog bepalender zijn en maak van elk moment gebruik om het proces van innoveren te vergemakkelijken. Dát is wat telt voor bedrijven die zich (blijvend) willen ontwikkelen. Goed georganiseerde, diverse innovatief werken onder de medewerkers binnen jouw bedrijf.

Bronnen:
[1] ‘Innovatie en ondernemerschap’, P.F. Drucker (1992).
[2] ‘De impact van kantoorontwerp op zakelijke prestaties’, Commissie voor Architectuur en Bebouwde Omgeving en de Britse Raad voor Kantoren (2005).
[3] ‘Omgevingen voor succesvolle interactie’, N. Oseland, A. Marmot, F. Swaffer en S. Ceneda (2011).
[4] ‘Kopieerapparaten en waterkoelers: de geboden van interactie’, A. Fayard en J. Weeks (2005).

Aanmelden nieuwsbrief